Gadżety firmowe – czyli jak stracić 9039 zł i 24 dni w roku?

Marketing nie ma pomysłów, jest zachowawczy, nie odpowiada na potrzeby rynku, konkurencja idzie do przodu, a my nie. Takie stwierdzenia często padają ze słów właścicieli firm, zarządów. Czy problem jednak leży w samym zespole marketingowym?

Jaki był problem marketingowy?

Branża spożywcza, międzynarodowa firma. Szefostwo narzeka na marketing, który jawi im się bez pomysłów, nieporadny, zakopany w codziennej pracy. Niby wszystko jest ok, są ulotki, są gadżety, targi i eventy zorganizowane na czas, ale firma czuje, że powoli odstaje wizerunkiem. Social media prowadzone nieregularnie, brak form dynamicznych video, czy strategicznego spojrzenia. Firma chciałaby być bardziej kreatywna, na czasie i przede wszystkim wymaga, aby marketing rozumiał potrzeby klientów.  Ale to wizja szefostwa, a jak wygląda rzeczywistość?

Jak wyglądała optymalizacja marketingowa?

Przyglądam się pracy zespołu marketingowego, są trzy osoby, podzielone rolami. Przeprowadzam audyt marketingowy, którego jednym z elementów jest analiza 360 stopni. Każdą z osób zapraszam na wywiad, zadaję pytania – „co Ci zajmuje najwięcej czasu?” i „gdyby to była Twoja firma, to co byś w niej zmienił?”. Otrzymuję ciekawe odpowiedzi, poznaję drugą stronę medalu.

Optymalizacja procesów brzmi intrygująco, profesjonalnie, na pewno na czasie. Niejednokrotnie trudno jest wyłapać z poziomu organizacji pewne niuanse, a to sprawy banalne mogą przysparzać wielu realnych problemów. Pracownik działu marketingu przyznaje, że dwa dni w ciągu miesiąca rezerwuje na rozliczenia, mówiąc wprost na biurokrację, ale wie, że tak już jest, pogodził się z tym, bo „zawsze tak było”, „tak już trzeba i kropka”.

Tego wymaga dział prawny, dział finansowy, a wiadomo, że nie będzie robił nic wbrew twardym zaleceniom Głównej Księgowej, czy Dyrektora Finansowego. Przejął ten proces od poprzednika, a teraz wspiera go też inna osoba podczas nieobecności. Niemniej jednak czuje, że jest to nieoptymalnie wykorzystany czas. A wszystko przez gadżety reklamowe, które są rozliczane z poziomu magazynu marketingowego, który trzeba miesiąc po miesiącu inwentaryzować.

W swojej pracy lubię dokopać się do głębi problemu, dzięki temu czuję, iż zapewniam firmie prawdziwą wartość. Dwa dni pracy specjalisty rocznie daje nam sumę pełnego miesiąca pracy, 24 dni. Gadżety reklamowe nie są warte takiego poświęcenia, gdyż nie wpływają w dużym stopniu na realizację celów biznesowych firmy, są pośrednim narzędziem. Przez nie firma traci rocznie 9039,36 zł na samym wynagrodzeniu pracownika, nie licząc tzw. kosztów alternatywnych, czyli tej wartości, jaką mógłby pracownik wypracować zamiast szczegółowych rozliczeń magazynu.

Czas pracy specjalisty ds. marketingu / m-c	Wynagrodzenie specjalisty ds. marketingu netto / m-c	Wynagrodzenie specjalisty brutto z kosztami pracodawcy/ m-c	Stawka godzinowa brutto z kosztami pracodawcy	Czas pracy nad magazynem 2 dni,16 h/m-c	Roczny koszt pracy specjalisty z kosztami pracodawcy
2 dni, 16 h/m-c	4500,00 zł	7533,00 zł	47,08 zł	753,28 zł	9039,36 zł

Wyzwanie i rozwiązanie

Rozwiązanie wymagało aktywności i komunikacji międzydziałowej. Wyjściu poza swój silos działowy, wyjściu z inicjatywą i planem działania. Uświadomienie, że na początku zmiana będzie niewygodna, jak to bywa z nowymi zasadami, ale docelowo da firmie realną optymalizację. Zaproponowałam kilku-etapowe rozwiązanie:

1. Wyznaczenie daty zamknięcia magazynu marketingowego – za 6 m-cy
2. Komunikacja między-działowa w celu wypracowania nowej procedury – 2 m-ce
3. Okres przejściowy w którym zostanie rozksięgowany magazyn – 5 m-cy
4. Nowe zasady zamawiania i rozliczania gadżetów firmowych – za 6 m-cy

Zaangażowane w tak prozaiczny projekt były cztery działy, spotkałam się z Główną Księgową, Dyrektorem Finansowym i Controllingiem, wszystko po to, aby zaproponować nowe, bardziej efektywne zasady rozliczania gadżetów, które w żaden sposób nie zaszkodzą firmie pod względem finansowym i prawnym. Wspólnie wypracowaliśmy rozwiązanie, które oswobodziło marketing z biurokracji. Przez lata uzbierała się w magazynie solidna kwota zamrożonych środków. Działy finansowe nie miały pojęcia, że jest to po pierwsze tak czasochłonny proces, a po drugie jak odbywa się realnie proces wydawania gadżetów. Że jednym słowem nie ma potrzeby ich w tak skrupulatny sposób rozliczać. I procedura, którą ustanowiliśmy przyniosła korzyść dla wszystkich stron.

Zyski alternatywne

Na tym jednak nie koniec. Co zrobi pracownik z dodatkowymi dwoma dniami w miesiącu? Stawiamy na to, co przybliży firmę do celów biznesowych, w tym wypadku słuchanie potrzeb klientów, wypracowywanie wartości. A kto zna ich najlepiej? Ci co są najbliżej, handlowcy.

Nużącą pracę nad dokumentami zamieniliśmy na wspólne spotkania warsztatowe w gronie marketing-handel. Podczas takich burz mózgów powstał pomysł odświeżenia wchodzącego w schyłkową fazę produktu, pokazania go w innej odsłonie. W ten sposób powstała świetna kampania, z powodzeniem promowana w terenie przez handlowców która przyniosła w kwartał firmie kilkadziesiąt tysięcy dodatkowej marży.

Sprawdź pozostałe case studies